Cómo Nos Ganamos la Confianza de Agencias Federales, Cortes y Hospitales

CUMPLIMIENTO REGULATORIO

Las Normas Específicas Que Cumple Cada Traducción

USCIS — 8 CFR § 103.2(b)(3): “Todo documento en idioma extranjero que se presente ante USCIS deberá acompañarse de una traducción completa al inglés que el traductor haya certificado como completa y exacta, junto con la certificación del traductor de que es competente para traducir del idioma extranjero al inglés.”
Cómo lo cumplimos: Cada traducción para USCIS se acompaña de un Certificado de Exactitud en papel membretado de la empresa, firmado por un lingüista calificado con una declaración de competencia y credenciales, fechado y notarizado a solicitud.

HIPAA — 45 CFR § 164 (Reglas de Privacidad y Seguridad): Los proveedores de servicios de salud no pueden compartir Información Médica Protegida (PHI) con terceros sin un Acuerdo de Asociado Comercial (Business Associate Agreement).
Cómo lo cumplimos: Firmamos Acuerdos de Asociado Comercial (Business Associate Agreements) conforme a HIPAA con cada entidad cubierta. Todos los traductores médicos firman acuerdos de confidencialidad individuales que incluyen cláusulas de HIPAA. La PHI se carga únicamente a través de portales cifrados, nunca por correo electrónico estándar. La PHI nunca pasa por herramientas públicas de IA.

Title VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964: Los proveedores de servicios de salud que reciben fondos federales deben brindar acceso lingüístico significativo a los pacientes con dominio limitado del inglés.
Cómo lo cumplimos: Traducimos formularios de consentimiento, instrucciones de alta, señalización y materiales de educación para el paciente en un estilo de lenguaje claro, aprobados por revisores de traducción con experiencia en el ámbito de la salud. La traducción se firma y se fecha para las auditorías de cumplimiento.

Reglas Federales de Evidencia 1003 y 901: La evidencia en idioma extranjero presentada ante una corte federal debe acompañarse de una traducción certificada por un traductor calificado.
Cómo lo cumplimos: Cada traducción legal incluye un Certificado de Exactitud firmado que cumple con los estándares de autenticación de FRE 1003 / 901. Nuestros lingüistas están disponibles para testificar sobre la metodología de traducción si la corte lo requiere.

EOIR — 8 CFR § 1003.33: La Executive Office for Immigration Review exige traducciones certificadas para casos de asilo, procesos de deportación y apelaciones ante la BIA.
Cómo lo cumplimos: El mismo estándar de certificación que para USCIS, conservando el contexto cultural y político (algo especialmente importante en las declaraciones de asilo).

Convención de La Haya sobre Apostillas: Para la legalización internacional de documentos, tanto la apostilla como el documento base deben traducirse en conjunto.
Cómo lo cumplimos: Traducimos la apostilla y el documento base como un solo paquete unificado. También coordinamos la emisión de apostillas a través de secretarías de estado aliadas cuando es necesario.

SEGURIDAD DE LOS DATOS

Cómo Se Protege Su Documento Desde la Carga Hasta la Entrega

• Cifrado en tránsito: TLS 1.3 en cada conexión a nuestro portal de recepción y a las herramientas administrativas
• Cifrado en reposo: AES-256 en todos los archivos de proyecto y metadatos almacenados
• Control de acceso: Acceso basado en roles, valores predeterminados de mínimo privilegio y autenticación de dos factores en cada cuenta administrativa
• Registro de auditoría: Cada lectura y escritura en un archivo de proyecto queda registrada con el usuario, la marca de tiempo y la dirección IP de origen
• Política de retención: Los archivos de proyecto se eliminan automáticamente 90 días después de la entrega. La retención indefinida solo está disponible mediante solicitud por escrito.
• Listos para BAA: Acuerdo de Asociado Comercial (Business Associate Agreement) firmado para cualquier proyecto sujeto a HIPAA, formalizado antes de la carga de archivos
• Sin IA de terceros: Ningún contenido de proyecto se copia jamás en ChatGPT, Claude, Gemini, DeepL ni Google Translate. Usamos Anthropic Claude en planes empresariales con acuerdos de cero retención de datos, y únicamente para apoyos internos que no contienen PHI
• Lingüistas sujetos a NDA: Cada lingüista firma un acuerdo de confidencialidad antes de que se le asigne cualquier proyecto
• Auditoría anual independiente: Revisión de seguridad por un tercero de los controles de acceso, el cifrado y la respuesta a incidentes, con resumen público disponible a solicitud

CONTROL DE CALIDAD

Cómo Detectamos los Errores Antes de Que Usted los Vea

Cada proyecto sigue un flujo de trabajo de doble revisión. El primer lingüista traduce y revisa su propio trabajo. Un segundo lingüista revisa de forma independiente la terminología, la exactitud, el formato y la integridad de la certificación. Las discrepancias se concilian y un revisor final de control de calidad da el visto bueno antes de la entrega. La tasa promedio de proyectos que la revisión del segundo lingüista devuelve con observaciones es de ~12%, es decir, aproximadamente uno de cada ocho proyectos recibe al menos una corrección antes de llegar a sus manos.

Para documentos de alto impacto (peticiones ante USCIS, evidencia judicial, formularios de consentimiento médico), añadimos una tercera revisión de cumplimiento enfocada en la conformidad con la lista de verificación regulatoria.

CREDENCIALES

Quién Hace Realmente Su Traducción

Nuestros lingüistas se evalúan con base en tres criterios: fluidez nativa en el idioma de destino, más de 5 años de experiencia profesional en traducción y especialización en el tipo de documento. Muchos cuentan con credenciales de una o más de estas organizaciones:

• American Translators Association (ATA) — estatus de traductor certificado
• Institute of Translation & Interpreting (ITI, UK)
• Chartered Institute of Linguists (CIOL, UK)
• Colegio Mexicano de Intérpretes de Conferencias (CMIC) para intérpretes radicados en México
• Federation of International Translation (FIT) y organismos afiliados
• National Association of Judiciary Interpreters and Translators (NAJIT) para el trabajo legal
• Certificación de intérprete en el ámbito de la salud (CCHI o NBCMI) para el trabajo médico

Las credenciales de los lingüistas se verifican anualmente. El nombre y las credenciales del traductor aparecen en cada Certificado de Exactitud.

GARANTÍAS

Lo Que Le Debemos Si Nos Equivocamos

Promesa ante Rechazos de USCIS. Si USCIS rechaza una traducción que hicimos, la corregimos gratis y pagamos su tarifa de reenvío (por lo general $535 para la I-130 o equivalente). Condiciones: el rechazo debe señalar específicamente la traducción, y usted debe notificarnos dentro de los 30 días posteriores a recibir el Request for Evidence.

Garantía de Satisfacción 100%. Correcciones gratuitas por cualquier error que se nos pueda atribuir dentro de los 30 días posteriores a la entrega. Si no podemos resolver su inquietud, le reembolsamos el proyecto por completo. Sin letra chica, sin disputas.

Garantía de Puntualidad. El tiempo de entrega estándar es de 24 a 48 horas. Si incumplimos el plazo acordado por causa nuestra, el proyecto es gratis.

Garantía de Privacidad. Si alguna vez exponemos su documento a un tercero en violación del NDA o del BAA, le reembolsamos el proyecto, le notificamos dentro de las 24 horas y cubrimos cualquier daño directo documentado hasta el valor del proyecto.

RESPUESTA A INCIDENTES

Qué Sucede Si Algo Sale Mal

Mantenemos un plan de respuesta a incidentes por escrito que abarca las filtraciones de datos, los errores de traducción detectados después de la entrega y las consultas regulatorias. El plan incluye el compromiso de notificar al cliente en un plazo de 24 horas ante cualquier filtración que involucre PHI o contenido sujeto a NDA, un análisis de causa raíz y un informe público (post-mortem) para cualquier incidente que afecte a más de un cliente.

Desde 2018 hemos tenido cero filtraciones de datos y cero violaciones de NDA. El primer evento de este tipo se dará a conocer en esta página.

VERIFÍQUENOS

Cómo Comprobar Usted Mismo Estas Afirmaciones

• Solicite el resumen de nuestra auditoría de seguridad independiente más reciente escribiendo a trust@translationhelpdesk.com
• Solicite un Certificado de Exactitud de muestra en nuestro portal de recepción
• Pida a cualquier lingüista que comparta su documentación de acreditación (con nombre)
• Coteje nuestras citas regulatorias con el texto oficial de USCIS, HHS y las Reglas Federales de Evidencia
• Lea más de 30 reseñas verificadas de clientes en /reviews

Última actualización: mayo de 2026. Se revisa trimestralmente. Los cambios importantes se registran en el historial de la página.